Firma cateringowa — jak ją założyć?

Zastanawiasz się nad założeniem biznesu? Masz zdolności kulinarne i interesujesz się zdrowym odżywianiem? Otwórz własną firmę cateringową. W tej branży nie brakuje klientów, bo Polacy coraz chętniej kupują gotowe posiłki, szczególnie jeśli są zdrowe i odpowiadają zróżnicowanym potrzebom. Co więcej, do założenia własnej działalność cateringowej nie potrzeba wielu formalności. Z tego artykułu dowiecie się od czego zacząć i jakie wymogi trzeba spełnić by ją założyć.

Dla wielu osób posiadanie własnej firmy to cel i sposób na osiągnięcie niezależności finansowej. Właściciele restauracji, barów lub kawiarni potrzebują specjalisty, który rozumie specyfikę ich branży i potrafi efektywnie zarządzać finansami. Kwestie podatkowe i prawne w sektorze gastronomicznym są skomplikowane i wymagają szczególnej uwagi. Biuro rachunkowe „eRachuba” zapewni, że usługi będą zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i prawa pracy.

Od czego zacząć zakładanie firmy cateringowej?

Zanim zaczniecie podejmować formalne działania w celu założenia firmy, trzeba sprawdzić czy w waszej okolicy jest zapotrzebowanie na jej usługi i jaka jest oferta konkurencji. Najpewniej w dużych miastach, konkurentów może być sporo. Zatem niezmiernie ważne będzie znalezienie oryginalnego czynnika, który odróżni waszą firmę na tle konkurencji.

Na tym etapie powinno się stworzyć biznesplan, który potem może być przydatny przy staraniu się o kredyt w banku, albo dofinansowanie z urzędu pracy lub Ośrodka Rozwoju Przedsiębiorczości. Następnie trzeba dogłębnie przemyśleć jakiego rodzaju usługi chcecie oferować i jakie warunki muszą być spełnione, by rozwinąć działalność określonego typu. Usługi mogą być skierowane do firm, szkół, przedszkoli, organizatorów eventów, oraz osób prywatnych. Każda z tych grup klientów ma inne wymagania i trzeba dokładnie rozpatrzyć w jakim kierunku ma pójść wasza firma. Koniecznie też, rozpatrzcie wstępne kwestie dotyczące menu, lokalu i dystrybucji. I wreszcie zastanówcie się ile potrzebujecie środków na otwarcie biznesu i po jakim czasie inwestycja ma szanse się zwrócić.

Wymogi przy zakładaniu firmy cateringowej

Najważniejszymi wymogami, jakie firm cateringowa musi spełniać, są wymogi sanitarne. Lokal w którym będzie prowadzona działalność musi być zgodny z określonymi przez prawo wymogami higieniczno-sanitarnymi. Lokalizacja nie jest kluczowa dla działalności cateringowej, bo posiłki dostarczane są do klienta. Nie ma również konieczności kupna lub wynajmu lokalu pod swój biznes, bo działalność można prowadzić w domowej kuchni. W każdym z tych rozwiązań firma cateringowa musi jednak spełniać dokładnie takie same wymogi sanitarne. Do najważniejszych należą m.in:

• zapewnienie odpowiedniej wysokości pomieszczeń. W części produkcyjnej minimum 3,3m, w sanitariatach minimum 2,5m. Odstępstwa są możliwe z zastosowaniem wentylacji i po zatwierdzeniu przez inspekcję sanitarną;

• utrzymanie czystości w pomieszczeniach, w których przygotowywane będą posiłki. Wszystkie powierzchnie, w tym drzwi powinny być wykonane ze zmywalnych, nienasiąkliwych i łatwych do utrzymania w czystości materiałów;

• musi się w nich znajdować umywalka z ciepłą i zimną bieżącą wodą oraz mydło, najlepiej w płynie, ręczniki papierowe do wycierania rąk, płyn dezynfekujący, a także zlew;

• oświetlenie ma mieć nietłukące osłony;

• mycie naczyń i przechowywanie naczyń czystych, ma się odbywać w osobnych pomieszczeniach

• dostęp do wentylacji;

• zabezpieczenie okien przeciwko owadom.

Do działalność cateringowej potrzebne są auta dostarczające żywność. Także one muszą spełniać określone wymogi, do których należą:

• utrzymanie odpowiedniej temperatury przechowywanej żywności. Wiąże się to np. z przewożeniem pożywienia w torbach termicznych, by zachować wymaganą temperaturę (niską lub wysoką);

• zachowanie standardów higieny i utrzymywane auta w czystości;

• dbanie by auto dostawcze pozostawało w należytej sprawności i posiadało aktualne przeglądy techniczne;

• dopilnowanie by zarówno auto jak i opakowania w których przewożona jest żywność, nie miały żadnych otworów i dziur, do których mogłyby przedostawać się brud i bakterie;

• wybranie oszczędnego samochodu dostawczego, który spala możliwie jak najmniej paliwa na trasie i wyposażony jest w odpowiednie narzędzia GPS.

Ponadto bardzo istotnym wymogiem, bez którego nie poprowadzimy legalnie firmy cateringowej, jest posiadanie przez każdego zatrudnionego pracownika, aktualnej książeczki sanepidowskiej. Oznacza ona, że pracownik posiada aktualne badania i może mieć kontakt z żywnością.

Niezbędny sprzęt i koszty

Planując otwarcie firmy cateringowej musicie być przygotowani na obciążenia finansowe związane z przygotowaniem i wyposażeniem lokalu. Obejmują one takie koszty jak:

• wynajem lub kupno lokalu;

• meble i profesjonalne wyposażenie kuchni jak: lodówki, zamrażarki, kuchenki, okap, frytownica, mniejszy sprzęt gastronomiczny (mikser, blender ), sztućce, garnki, patelnie i inne niezbędne naczynia;

• środki czystości;

• samochód dostarczający potrawy;

• ubezpieczenie lokalu, sprzętu, samochodu;

• media (prąd, gaz, woda, Internet, abonament telefoniczny);

• zakup kasy fiskalnej, zatrudnienie księgowego;

• działania marketingowe, prowadzenie strony internetowej.

Jaki dokładnie sprzęt będzie potrzebny, zależeć będzie od charakteru firmy. Oferta ograniczona do kanapek i przekąsek wymaga jedynie posiadania lodówki i krajalnic do chleba, warzyw i wędlin. Jeśli zamierzacie dostarczać ciepłe posiłki, przyda się dodatkowo frytownica oraz kuchnia z piekarnikiem. Natomiast sporych nakładów finansowych wymagać będzie kompleksowe świadczenie usług cateringowych. Żeby sprostać zadaniom, jakie wiążą się z obsługą szerokiej oferty, trzeba pomyśleć o profesjonalnej, kompletnie wyposażonej kuchni. Niezbędne będą takie sprzęty jak piec konwekcyjny, dwie lodówki, dwie frytkownice i inne akcesoria potrzebne do przewozu i utrzymania dań we właściwej temperaturze.

Koszty można znacznie zmniejszyć, jeśli samochód dostarczający jedzenie weźmiecie w leasing, a sprzęt kuchenny wynajmiecie. Taniej wyjdzie też urządzenie firmy cateringowej w domu, zwłaszcza jeśli wasza kuchnia nie potrzebuje dużych modyfikacji, aby spełnić wymogi sanepidu. Odpadają wtedy wydatki na zakup czy wynajem urządzeń i przyborów kuchennych, bo można wykorzystać ten już posiadany. W ten sposób można rozpocząć działalność bez większych inwestycji. W dodatku łatwiej jest planować stałe koszty, znając z góry cenę wynajmu czy ratę leasingu.

Dobrym pomysłem na ograniczenie kosztów jest skorzystanie z kuchni w istniejącym już lokalu, w czasie kiedy nikt w nim nie pracuje (np. w nocy). Można ją wynająć na godziny wraz z urządzeniami i sprzętem gastronomicznym. Rozwiązanie to jest wygodne, gdyż odpadają nam kłopoty wynikające z dostosowania lokalu do wymogów sanepidu.

Można też zaoszczędzić, wyposażając kuchnię w używany sprzęt. Warto przejrzeć platformy sprzedażowe takie jak: Allegro, OLX lub gumtree, gdzie często można znaleźć oferty sprzedaży kompletnego wyposażenia kuchni gastronomicznej. Tańszych zakupów z drugiej ręki można też dokonać w komisach i na aukcjach komorniczych.

Poniesienia nakładów, będzie też wymagało przygotowanie potraw. Trzeba przemyśleć jakie menu ma być serwowane, tak by było niezbyt kosztowne, a jednocześnie trafiało w gusta wielu odbiorców. W tym celu trzeba sprawdzić jaka jest dostępność składników potraw, które chcemy podać. Niektóre dania, zwłaszcza z kuchni orientalnej wymagają produktów które niełatwo zdobyć, a więc ich cena jest znacznie wyższa. Lepiej więc na początek zrezygnować ze zbyt drogich opcji, które można wprowadzić jak firma się rozwinie.

Natomiast warto nawiązać kontakty z lokalnymi hodowcami lub rolnikami, omijając pośredników. W ten sposób można zmniejszyć cenę nabycia produktów, niejednokrotnie zyskując lepszą jakość składników. Lepiej jest też kupować składniki w ilościach hurtowych. Zwykle skutkuje to uzyskaniem niższych stawek za jednostkowy produkt, przez co zredukowany jest całkowity koszt zakupu. Możliwość obniżenia kosztów zapewnić mogą także sezonowe wyprzedaże, bądź korzystanie ze zniżek i promocji oferowanych przez lokalne sklepy spożywcze, dyskonty czy hipermarkety.

Rejestracja i inne formalności niezbędne przy zakładaniu firmy cateringowej

Najczęściej tego rodzaju biznes jest prowadzony w formie działalności jednoosobowej. Zaletą tej formy jest niewątpliwie minimum formalności, jakich trzeba dopełnić by otworzyć firmę cateringową.

Rejestracja działalności jest bezpłatna i wymaga wypełnienia jednego formularza CEIDG-1. Należy go złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy, wysłać listem poleconym (poświadczonym notarialnie) lub drogą elektroniczną na stronie www.biznes.gov.pl. Na jego podstawie dokonuje się także zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego w ZUS, a od niedawna umożliwia się rejestrację do VAT, dołączając załącznik VAT-R. Co więcej, formularz jest jednocześnie wnioskiem o nadanie numer REGON, kodu PKD, numeru NIP.

Następnie trzeba złożyć w Sanepidzie wniosek o wydanie zezwolenia na prowadzenie działalności gastronomicznej. Należy to zrobić co najmniej 14 dni przed planowanym rozpoczęciem działalności. Składając ten wniosek, pamiętajcie, że miejsce w którym będzie prowadzona działalność cateringowa musi być już wyremontowane, a rejestracja działalności gospodarczej - zakończona.

Sanepid skontroluje, czy miejsce w którym przygotowuje się i przechowuje posiłki jest zgodne z przepisami. Ponadto zbada, czy właściciel lokalu gastronomicznego posiada pełną dokumentację i spełnia inne wymogi. Np. musi wdrożyć system HACCP, oraz zasady Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP) i Dobrej Praktyki Higienicznej (GHP). Są to instrukcje dotyczące zasad postępowania w kuchni podczas przygotowywania i wydawania posiłków oraz utrzymania higieny. Można je przygotować samodzielnie, bądź kupić gotowe, by następnie dostosować je do własnych potrzeb.

Jak promować firmę cateringową?

Jak wynika z powyższego, samo założenie firmy cateringowej nie jest skomplikowane. Większym problemem będzie zdobycie klientów, zwłaszcza w dużych miastach, gdzie istnieje wiele podobnych firm. By wyróżnić się, trzeba postawić nie tylko na smaczne posiłki w odpowiednich cenach, ale także umiejętnie się zareklamować. Warto postarać się o stworzenie profesjonalnie wyglądającej strony internetowej, na której należy umieścić menu, cennik oraz zdjęcia potraw wraz z wyszczególnieniem składników z jakich je wykonano. Zdjęcia, a nawet krótkie filmiki o przygotowaniu jedzenia można umieścić też na Instagramie lub na Facebooku - to również zwiększy liczbę osób, które będą miały szansę zainteresować się ofertą.

Dużą popularnością cieszą się też aplikacje do zamawiania jedzenia przez Internet, takie jak: Glovo, Wolt, Pyszne.pl. Umożliwiają one użytkownikom przeglądanie menu i zamawianie jedzenia z różnych restauracji. Warto rozważyć czy nie skorzystać z tej opcji, mimo prowizji jaką trzeba zapłacić za obecność na danej platformie gastronomicznej.

Działalność firmy cateringowej w ramach istniejącej franczyzy

Na rynku jest sporo firm cateringowych, które mają ustaloną renomę i oferują prawo do korzystania ze sprawdzonego pomysłu na biznes w ramach franczyzy. Zaletą takiego rozwiązania jest wsparcie ze strony franczyzodawcy przy otwarciu działalności oraz później, przez cały czas prowadzenia biznesu. Wadą jest to, że trzeba prowadzić firmę zgodnie z jego wskazaniami. Franczyzobiorca uiszcza co miesiąc opłatę franczyzową, a więc uzyskuje nieco mniejszy zysk, niż gdyby prowadził biznes samodzielnie. Otrzymuje natomiast obszerny pakiet pomocniczy, który różni się w zależności od firmy franczyzowej. Każdy sam musi podjąć decyzję, czy taka opcja mu odpowiada. Ale w przypadku braku doświadczenia, rozpoczęcie współpracy z podmiotem doświadczonym w branży jest rozsądnym posunięciem.

Artykuł powstał przy współpracy z biurem eRachuba